Como funciona A xMailer

O que é A xMailer?

A xMailer é um serviço de SMTP dedicado oferecido pela Hedder Tecnologia. Ao contratar, você recebe credenciais de autenticação SMTP (servidor, porta, usuário e senha) para configurar em sua aplicação, sistema ou script de envios.

A xMailer não é uma plataforma de email marketing com editor de templates ou gerenciamento de listas — ele fornece a infraestrutura de envio. Você integra em seu próprio sistema, seja via protocolo SMTP ou via nossa API.

Para que serve A xMailer?

A xMailer é ideal para envio de:

• Emails transacionais (confirmação de cadastro, pedidos, boletos, NFe)
• Newsletters e comunicados para base de clientes
• Email marketing (desde que respeitada a política anti-spam e opt-in)
• Notificações automáticas de sistemas e aplicações
• Avisos para alunos, clientes ou colaboradores

Como funciona o envio?

Após a ativação da conta, você recebe os dados de acesso ao SMTP. Em sua aplicação, você configura esses dados no campo de servidor de saída de emails. A partir daí, toda mensagem enviada pela sua aplicação passa pelos nossos servidores, que se encarregam da entrega.

O que você precisa para começar

1. Um domínio próprio — você precisará adicionar registros DNS (SPF, DKIM e DMARC) para autenticar seus envios.
2. Uma aplicação ou script de envio — A xMailer não fornece software de envio; isso é responsabilidade do cliente.
3. Conta contratada e ativa — após o pagamento, nossa equipe ativa a conta e envia os dados de acesso.

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Ativação da conta

Após realizar o cadastro e efetuar o pagamento, nossa equipe verifica e valida os dados. O prazo de ativação é de até 1 hora em horário comercial (segunda a sexta, das 8h às 18h). Fora do horário comercial, finais de semana e feriados, o prazo é de até 12 horas.

Ao ativar sua conta, você recebe por email:

• Dados de autenticação SMTP (servidor, porta, usuário, senha)
• Link e dados de acesso ao painel de relatórios
• Registros DNS (SPF, DKIM, DMARC) para validar seu domínio

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Autenticação de domínio: SPF, DKIM e DMARC

Antes de enviar, você deve validar seu domínio inserindo 3 registros no DNS. Esses registros são fornecidos pela equipe dA xMailer no momento da ativação da conta. A seguir, explicamos cada um.

O que é SPF e como configurar

O SPF (Sender Policy Framework) informa quais servidores estão autorizados a enviar emails em nome do seu domínio. É uma entrada do tipo TXT no DNS.

O servidor dA xMailer precisa estar incluído no registro SPF do seu domínio para que os emails não sejam rejeitados ou filtrados como spam pelos servidores destinatários.

v=spf1 include:servidor.xmailer.com.br ~all

Após inserir o registro no DNS do seu domínio, a propagação pode levar de alguns minutos a até 48 horas, dependendo do seu provedor de DNS.

O que é DKIM e como configurar

O DKIM (DomainKeys Identified Mail) adiciona uma assinatura criptográfica às suas mensagens. Quando o servidor do destinatário recebe o email, ele verifica se a assinatura é válida — ou seja, se o email foi realmente enviado pelo servidor autorizado e não foi alterado no caminho.

O registro DKIM também é do tipo TXT e é fornecido pelA xMailer no processo de ativação. Ele geralmente é adicionado como um subdomínio, no formato:

xmailer._domainkey.seudominio.com.br  TXT  "v=DKIM1; k=rsa; p=CHAVE_PUBLICA"

A chave pública exata será fornecida pela equipe xMailer.

O que é DMARC e como configurar

O DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) define a política do que deve acontecer com emails que falham na verificação SPF ou DKIM. Também é um registro TXT no DNS.

Um exemplo de registro DMARC básico:

_dmarc.seudominio.com.br  TXT  "v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@seudominio.com.br"

O parâmetro p define a política: none (apenas monitorar), quarantine (enviar para spam) ou reject (rejeitar). Para começar, recomenda-se p=none para monitorar sem impactar a entrega.

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Configuração SMTP

Dados do servidor SMTP

Após a ativação da conta, você receberá todos os dados necessários por email. Em geral, a configuração envolve os seguintes campos na sua aplicação:

Erros comuns ao conectar no SMTP

Abaixo estão os erros mais frequentes e como resolvê-los:

535 Authentication failed / Credenciais inválidas

Ocorre quando o usuário ou senha estão incorretos, ou quando há um espaço extra copiado junto à credencial. Verifique se os dados foram copiados corretamente do email de boas-vindas. Se o problema persistir, solicite a redefinição de senha ao suporte.

Connection refused / Timeout ao conectar

Geralmente indica que a porta utilizada está bloqueada pelo firewall do seu servidor ou provedor de hospedagem. Tente a porta alternativa (se estava usando 587, tente 465, ou vice-versa). Em alguns ambientes de hospedagem compartilhada, conexões SMTP externas precisam ser liberadas manualmente.

550 Relay denied / Sender not authorized

Significa que o domínio remetente usado no campo From: ainda não está validado ou autorizado na sua conta. Verifique se o domínio foi adicionado ao painel e se os registros DNS (SPF, DKIM, DMARC) já foram configurados e propagados.

421 / 452 Too many connections

Sua aplicação está abrindo mais conexões simultâneas do que o permitido pelo seu plano. O limite padrão é 20 conexões por IP. Revise o código da sua aplicação para controlar o número de threads ou sessões SMTP abertas ao mesmo tempo.

452 / 552 Message size exceeds limit

O email enviado ultrapassa o limite de tamanho de anexos do seu plano. O limite varia por plano: START (25 MB), PRO (50 MB) e BUSINESS (100 MB).

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Gerenciar sua conta

Adicionar um domínio remetente

Para adicionar um novo domínio remetente, acesse o painel do cliente e navegue até a seção de gerenciamento de domínios. Clique em "Adicionar domínio" e informe o domínio que deseja usar.

Após adicionar o domínio, o sistema irá gerar os registros DNS (SPF, DKIM, DMARC) específicos para ele. Insira esses registros no DNS do seu domínio e aguarde a propagação. Quando A xMailer confirmar a validação, o domínio estará liberado para envio.

O número de domínios que você pode adicionar depende do seu plano: START (10 domínios), PRO (300 domínios), BUSINESS (ilimitados).

Remover um domínio remetente

Para remover um domínio, acesse a seção de gerenciamento de domínios no painel e clique na opção de exclusão ao lado do domínio desejado. Após a remoção, qualquer tentativa de envio usando esse domínio será rejeitada.

Contas de autenticação SMTP

As contas de autenticação são os pares de usuário/senha usados para autenticar no servidor SMTP. Você pode ter múltiplas contas para separar envios por sistema, departamento ou cliente.

Para adicionar uma nova conta, acesse a seção de contas SMTP no painel e clique em "Nova conta". O número de contas disponíveis depende do plano: START (10), PRO (100), BUSINESS (ilimitadas).

Lembre-se: mesmo com uma única conta de autenticação, você pode usar remetentes ilimitados no campo From: da sua aplicação, desde que sejam endereços do domínio validado.

Trocar a senha do painel

Para alterar a senha de acesso ao painel de relatórios:

1. Acesse o painel em painel.xmailer.com.br
2. Clique no seu nome de usuário ou foto de perfil no canto superior
3. Selecione "Configurações da conta"
4. Localize o campo de senha e clique em "Alterar senha"
5. Informe a senha atual e a nova senha desejada
6. Clique em "Salvar"

Se você esqueceu sua senha, use a opção "Esqueci minha senha" na tela de login do painel.

Trocar a senha de uma conta SMTP

Para redefinir a senha de uma conta de autenticação SMTP:

1. Acesse o painel em painel.xmailer.com.br
2. Navegue até Contas SMTP
3. Localize a conta desejada e clique em "Editar" ou no ícone de senha
4. Defina a nova senha e confirme
5. Atualize a nova senha na sua aplicação ou script de envio

Alteração de plano (upgrade ou downgrade)

Você pode alterar seu plano a qualquer momento, sem burocracia e sem fidelidade. A xMailer permite tanto upgrade (subir para um plano maior) quanto downgrade (reduzir para um plano menor), conforme a sua necessidade do momento.

Para solicitar a alteração, acesse o painel do cliente e localize a opção "Meu plano" ou "Alterar plano". Selecione o novo plano desejado e confirme. Você também pode entrar em contato diretamente com o suporte para realizar a troca.

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Painel de Relatórios

Como acessar o painel

O endereço de acesso ao painel é fornecido no email de boas-vindas enviado na ativação da conta. Caso não tenha recebido ou tenha perdido os dados, solicite ao suporte o reenvio das informações de acesso.

Acompanhar os envios

O painel exibe em tempo real o status de todos os emails enviados pela sua conta, incluindo:

• Entregues — emails aceitos pelo servidor do destinatário
• Bounces — emails que não puderam ser entregues (hard bounce: endereço inválido; soft bounce: caixa cheia, servidor indisponível)
• Rejeitados — emails recusados pelo servidor do destinatário
• Em fila — emails aguardando processamento

O painel não exibe abertura de emails ou cliques em links. Para esse tipo de rastreamento, utilize uma ferramenta de analytics de sua preferência ou implemente o tracking em sua própria aplicação.

Análise de bounces

O painel oferece uma seção específica para análise de bounces, com gráficos e listagem detalhada. Use esta área para identificar endereços inválidos na sua base de contatos e removê-los das suas listas.

Manter uma taxa alta de bounces pode prejudicar a reputação do seu IP e domínio. Recomendamos remover periodicamente endereços com hard bounce.

Exportar relatórios em CSV

Todos os relatórios de envios podem ser exportados em formato CSV diretamente do painel. Clique no botão "Exportar" na seção de relatórios, escolha o período desejado e faça o download do arquivo.

Relatório consolidado

Além do relatório por mensagem, o painel oferece uma visão consolidada dos seus envios. Nessa área você pode filtrar por período — dia, semana, mês ou intervalo personalizado — e obter totais agrupados de emails enviados, entregues, bounces e rejeições.

Os dados consolidados são ideais para análise de performance ao longo do tempo, comparações entre períodos e apresentação de métricas. Assim como no relatório normal, os dados podem ser exportados em CSV para uso externo em planilhas ou ferramentas de BI.

Gráficos de envios

O painel exibe gráficos interativos com a evolução dos seus envios ao longo do tempo. Você pode visualizar o volume diário de emails, a taxa de entrega, bounces e rejeições em formato visual, facilitando a identificação de padrões e anomalias nos envios.

Os gráficos são atualizados automaticamente conforme novos envios são processados, permitindo um acompanhamento em tempo real da performance da sua conta.

Top Senders

A seção Top Senders do painel mostra um ranking das contas de email e remetentes que mais enviaram mensagens na sua conta, ordenados por volume de envio.

Esse recurso é especialmente útil quando você utiliza múltiplos remetentes (ex: financeiro@seudominio.com.br, nfe@seudominio.com.br, notificacoes@seudominio.com.br) e quer identificar quais são responsáveis pelo maior volume de disparos, além de monitorar se algum remetente está gerando taxa de bounce acima do esperado.

Validador de emails (probe SMTP)

O validador de emails é uma ferramenta disponível no painel que permite verificar se endereços de email da sua base são válidos antes de enviar. Funciona por meio de probe SMTP — ou seja, o sistema consulta o servidor de destino para confirmar se aquele endereço existe, sem de fato entregar uma mensagem.

Os resultados são classificados em três categorias:

• Válido — o endereço existe e o servidor aceitou a consulta
• Inválido — o endereço não existe ou foi recusado definitivamente pelo servidor
• Desconhecido — o servidor do destinatário não permitiu a verificação (alguns provedores bloqueiam probes por segurança)

Usar o validador regularmente ajuda a manter a qualidade da sua base de contatos, reduzindo bounces e preservando a reputação do seu IP e domínio.

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Entregabilidade

Por que meus emails estão caindo no spam?

Existem várias razões para emails caírem no spam. As mais comuns são:

• Registros SPF, DKIM ou DMARC não configurados ou configurados incorretamente
• IP ou domínio com má reputação ou em blacklists
• Conteúdo do email com padrões identificados como spam (excesso de links, imagens sem texto, palavras gatilho)
• Alta taxa de bounces ou de reclamações de spam pelos destinatários
• Base de contatos desatualizada ou com muitos endereços inválidos

O primeiro passo é sempre verificar se SPF, DKIM e DMARC estão configurados corretamente. Em seguida, verifique se o IP está em blacklists (veja abaixo) e utilize o validador de emails para limpar a sua base.

IP em blacklist — o que fazer

Blacklists (listas negras) são bancos de dados de IPs e domínios com histórico de envio de spam. Quando um IP está listado, os servidores que consultam essas blacklists podem rejeitar ou filtrar emails enviados por ele.

Para verificar se seu IP está em blacklist, use ferramentas como MXToolbox (mxtoolbox.com) ou MultiRBL. Pesquise pelo endereço IP fornecido pelA xMailer para identificar em quais listas ele aparece.

Se identificar uma listagem, o processo de remoção depende de cada blacklist. A maioria oferece um processo de "delisting" em seu próprio site. Em alguns casos, basta aguardar a expiração automática (geralmente 7 a 30 dias após a cessação do comportamento que causou a listagem).

Velocidade de envio e filas

Cada plano tem um limite de velocidade de envios por hora. Se você enviar além desse limite, os emails excedentes em até 20% são colocados em fila e processados na próxima hora. Acima de 20% de excedente, as mensagens extras são descartadas com retorno de erro.

Exemplo com o plano START (2.500/hora): se você disparar 3.000 emails de uma só vez, os 500 excedentes (20%) entram em fila. Se disparar 5.000 de uma vez, os 2.500 excedentes acima dos 20% serão descartados.

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API e Webhooks

Introdução à API

A xMailer disponibiliza uma API JSON para envio de emails de forma programática. Isso é especialmente útil quando sua aplicação não suporta SMTP nativamente ou quando você precisa de controle avançado sobre os envios.

Com a API você pode:

• Enviar emails individualmente ou em lote
• Consultar o status de entrega de mensagens específicas
• Obter relatórios consolidados
• Automatizar totalmente os envios

Consulte a documentação completa da API em xmailer.com.br/api.

Configurar webhooks

Webhooks permitem que A xMailer envie notificações automáticas para a URL da sua aplicação quando eventos importantes ocorrem, como:

• Email entregue com sucesso
• Bounce (hard ou soft)
• Rejeição pelo servidor do destinatário

Para configurar um webhook, acesse o painel, navegue até a seção "Webhooks" e informe a URL do endpoint da sua aplicação que irá receber as notificações. A xMailer enviará uma requisição HTTP POST com os dados do evento em formato JSON.

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Planos e Pagamento

Comparativo de planos

A xMailer oferece três planos principais:

Pagamentos anuais têm 10% de desconto. Para volumes acima de 15 milhões de emails/mês, solicite uma cotação.

Formas de pagamento aceitas

A xMailer aceita pagamentos por PIX, boleto bancário, PayPal e cartão de crédito (Visa, Mastercard, Elo, Hipercard e American Express).

As faturas mensais são emitidas no dia 1 de cada mês e enviadas por email. A xMailer não envia faturas por correios.

Cancelamento sem multa

Os planos têm renovação mensal e você pode solicitar o cancelamento a qualquer momento, sem fidelidade ou multa. Para cancelar, entre em contato com o suporte via ticket.

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Suporte e Atendimento

Canais de atendimento

A xMailer oferece os seguintes canais de suporte:

• Tickets de suporte — diariamente, das 8h às 22h
• Telefone — segunda a sexta, das 7h às 19h
• WhatsApp — disponível para planos que incluem essa modalidade, das 8h às 22h

O que é o PIN de atendimento

O PIN de atendimento é um código de segurança que identifica você como titular da sua conta durante o atendimento telefônico ou por outros canais. Ele fica localizado no seu painel de cliente, na parte superior, de forma visível.

Ao ligar para a central de atendimento, o PIN será solicitado para confirmar sua identidade e liberar o acesso às informações da sua conta. O PIN é atualizado automaticamente uma vez por semana para maior segurança.